Le copier/coller : qui ne le pratique pas plusieurs fois par jour ? Mais souvent cette action prend beaucoup de temps et les résultats obtenus nécessitent encore des traitements ultérieurs.
Dans un premier article, nous vous avons présenté les techniques applicables à Word. Dans ce second article, nous vous proposons celles concernant Excel et plus particulièrement, comment :
- Copier une feuille de calcul soit au sein d’un même classeur, soit de classeur à classeur,
- Copier un graphique dans une diapositive PowerPoint soit en tant qu’image, soit avec mises à jour des modifications.
Enfin, une troisième partie concernera Outlook.
Les captures d’écran et vidéos ont été réalisées avec la version 2016 du Pack Office en environnement Windows 10. Il pourra donc exister quelques différences avec vos propres écrans.
Dans ce premier article, nous aborderons la partie dédiée à Excel.
1 – Copier une feuille d’Excel au sein d’un classeur :
Pour notre exemple, le classeur Excel dont nous disposons, comporte une feuille « Premier trimestre » qui regroupe les données, formules de calcul, mises en formes et mise en page pour les trois mois. Nous souhaitons obtenir une copie intégrale de cette feuille afin de préparer le deuxième trimestre.
La méthode la plus connue et souvent utilisée
Les étapes sont les suivantes :
- Cliquer sur le bouton à l’intersection des lignes et des colonnes
- Procéder à une action de copie (clic droit, Ruban, Raccourci clavier)
- Dans une feuille vierge Cliquer sur le bouton à l’intersection des lignes et des colonnes
- Procéder à une action de collage (clic droit, Ruban, Raccourci clavier)
L’avis d’expert :
- Excel n’indique pas qu’il s’agit d’une copie de feuille
- La mise en page n’est pas conservée : orientation, mentions d’en-têtes et de pieds de pages
- Le poids du fichier est très inflationniste, Excel prend en compte l’intégralité de la structure de la feuille, soit environ 16 milliards de cellules.
C’est une méthode que nous éviterons.
La méthode la plus académique
Procédure :
- Onglet : ACCUEIL
- Groupe : CELLULES
- Bouton : FORMAT
- Sélectionner : Déplacer ou copier des feuilles
- Compléter la boite de dialogue selon les options souhaitées
Ou
- Clic droit sur le nom de la feuille à déplacer ou copier
- Compléter la boite de dialogue selon les options souhaitées
Cette méthode peut faire l’objet d’un bouton ajouté au Ruban et/ou la barre d’outils rapide (voir ci-après).
Ajouter un bouton d’action personnalisé sur le Ruban
Procédure :
- FICHIER – OPTIONS
- Personnaliser le Ruban
- Catégorie : Toutes les commandes
- Sélectionner « Déplacer ou copier une feuille »
- Cliquer Ajouter
- Renommer et choisir, le cas échéant, une icône appropriée
Ajouter un bouton d’action personnalisé sur la barre d’accès rapide
Procédure :
- FICHIER – OPTIONS – Barre d’outils Accès rapide
- Comme tout bouton de la barre d’accès rapide, la commande peut être lancée par un raccourci clavier :
Touche ALT enfoncée, suivie de la frappe du quantième du bouton sur la barre. Dans l’exemple 9.
L’avis d’expert :
- Excel indique qu’il s’agit d’un duplicata de feuille (PREMIER TRIMESTRE (2))
- L’intégralité des caractéristiques de la feuille sont conservées : lignes/colonnes, formats de nombres, mises en pages
- Le poids de la feuille copiée est raisonnable
- Cette méthode est accessible depuis différentes techniques :
- Onglet : FICHIER, Commande : FORMAT ou Clic droit sur le nom de la feuille
- Un bouton personnalisé sur la barre d’accès rapide et/ou un raccourci clavier
- Un bouton personnalisé sur le Ruban
Cette méthode permet à chacun(e) de choisir ses outils par rapport à ses habitudes de travail.
La méthode par cliquer/glisser
Procédure :
- Amener le pointeur de souris sur le nom de la feuille Premier Trimestre
- Appuyer sur le bouton gauche de la souris tout en glissant vers la droite (ou la gauche)
une icône de feuille de classeur s’affiche
- Appuyer sur la touche CTRL : un signe + s’affiche dans l’icône de feuille
- Effectuer un glisser
- Relâcher le bouton de souris et la touche CTRL
- Il reste à renommer la feuille
L’avis d’expert :
- Excel indique qu’il s’agit d’un duplicata de feuille (PREMIER TRIMESTRE)
- La réalisation de la copie de feuille est très rapide
- Toutes les caractéristiques de la feuille sont copiées : mises en forme, mises en pages, formats de nombre
- Le poids du fichier reste faible
Cette méthode emporte nos suffrages.
2 – Copier une feuille de classeur dans un autre classeur Excel :
Nous ne décrivons ci-dessous que la méthode que nous préconisons, plus rapide et plus visuelle.
Procédure :
- Fermer toutes les fenêtres qui pourraient être ouvertes
- Ouvrir le classeur dont vous voulez copier une feuille
- Ouvrir le classeur de destination de cette feuille copiée (dans notre exemple ce sera un classeur vierge)
Appuyer sur la touche
+ 
(la fenêtre est réduite et occupe la partie droite de l’écran) - Cliquer sur l’autre feuille pour qu’elle se dimensionne convenablement
- Dans la zone du nom de la feuille à copier, appuyer sur le bouton gauche de la souris tout en glissant légèrement vers le haut. Une icône de feuille de classeur s’affiche
- Appuyer sur la touche CTRL. Un signe + s’affiche dans l’icône de feuille
- Effectuer un glisser
- Relâcher le bouton de souris et la touche CTRL
L’avis d’expert :
- Par un simple cliquer/glisser, la feuille est déplacée
- Par un cliquer/glisser en maintenant la touche CTRL appuyée, la feuille est copiée. L’intégralité de ses caractéristiques sont reportées dans la copie
- Le poids de la feuille copiée est le plus faible de toutes les méthodes
Cette méthode est celle que nous pratiquons.
3 – Copier un graphisme Excel dans une diapositive PowerPoint :
Copier en tant qu’image
Ouvrir le fichier Excel contenant le graphique à copier et la présentation PowerPoint. Procédure :
- Sélectionner le graphique
- Onglet : ACCUEIL
- Groupe : PRESSE-PAPIERS
- Bouton : COPIER
- Option : COPIER COMME IMAGE
- Pointer la souris dans la diapositive à l’emplacement souhaité pour le graphique. Le coller (Ruban, Clic droit, raccourci clavier)
Pour faciliter les manipulations, nous affichons côte à côte les fichiers Excel et PowerPoint :
- Dans la fenêtre Excel +
(la fenêtre est réduite et occupe la partie gauche de l’écran) - Cliquer dans la fenêtre PowerPoint pour la dimensionner
L’avis d’expert :
- Par cette méthode, la copie du graphique est très rapide et fiable
- Le poids de l’image dans la diapositive est très faible
Les modifications apportées dans le fichier Excel ne seront pas reportées dans la diapositive.
Copier avec un lien entre le graphique Excel et la diapositive (liaison)
Par cette méthode, les modifications faites dans le fichier Excel seront reportées dans la présentation, soit immédiatement, soit au plus tard à l’ouverture de la présentation.
Procédure :
- Sélectionner le graphique et le copier
- Basculer dans la diapositive
- Onglet : ACCUEIL
- Groupe : PRESSE PAPIERS
- Bouton : COLLAGE
- Commande : Collage spécial
- Cliquer l’option « Coller le lien »
- Cliquer le bouton OK
L’avis d’expert :
- Cette méthode installe un lien entre les fichiers. Si l’un des fichiers est renommé et/ou déplacé dans l’arborescence, les modifications faites dans Excel ne seront plus reportées dans la présentation.
- Il est nécessaire de rompre les liaisons lorsque le contenu de la présentation est validé afin de retrouver à l’identique ce qui sera présenté.
- Procédure :
Onglet : FICHIER
Rubrique : Documents associés (en bas, à droite de l’écran)
Commande : Modifier les liens d’accès aux fichiers
C’est la méthode que nous utilisons systématiquement durant le travail préparatoire, puis les liaisons sont rompues dès que le contenu de la présentation est validé.
Nous espérons par cet article vous avoir donné les clefs de la réussite et du gain de temps pour réaliser des copies de feuilles de classeurs Excel ou encore insérer un graphique dans une présentation, avec le choix de synchroniser ou non les modifications.
Ne manquez pas la Partie 3 du copier/coller, elle abordera des techniques pour Outlook.
