Depuis leur apparition au début des années 2000, les plateformes LMS ont beaucoup évolué. D’abord centrées sur le e-learning, elles ont élargit leur périmètre d’action à de nouvelles modalités : présentiel, classe virtuelle, apprentissage informel, formation sur mobile, formations certifiantes et plus récemment les MOOCs. Véritables outils structurant au service des départements formation, elles permettent en outre de simplifier la logistique formation, les inscriptions, et piloter les activités formation dans des environnements parfois complexes. Quels sont les points clés pour faciliter le déploiement d’une plateforme LMS ? Quels sont les écueils à éviter pour réussir sa mise en place ?

Voici le regard croisé d’un éditeur et d’un intégrateur : Laurent Béry, Directeur d’ingénierie chez  Micropole Institut et Séverine Deunf, Responsable marketing chez FuturSkill Digital, éditeur de la plateforme LMS Syfadis Suite nous livrent les 5 points clés pour faciliter le déploiement de votre plateforme LMS.

• Définir la gouvernance
• Définir les besoins
• Susciter l’adhésion
• Alimenter
• Animer

Dans ce premier article, les auteurs vous présenteront les points relatifs à la conception du projet.

Définir la gouvernance

Les plateformes de formation sont des outils structurants au service de la stratégie globale de l’entreprise !

• Faites de votre projet LMS un projet d’entreprise,
• Ne limitez pas la réflexion au service formation,
• Impliquez la direction générale, les RH, les managers et les collaborateurs.

Gérer les délais, planifier, anticiper et organiser :

• Le déploiement d’un LMS doit se faire en mode projet.
• Il est nécessaire de bien valider les étapes et définir les instances de prises de décision afin de tenir les délais et maîtriser les risques.

Identifiez bien en en amont les ressources nécessaires au déploiement du projet et à l’administration du LMS.

• Mettez en place une équipe projet dédiée avec des compétences claires en fonction de vos enjeux métiers et techniques : compétences IT, compétences métiers et chef de projet qui pilote le tout.

Notez que quelques semaines à plusieurs mois sont nécessaires à la mise en place d’un LMS.

• Plusieurs facteurs entrent en jeu : la taille du projet, sa complexité organisationnelle et technique et la maturité de votre réflexion.

Définir les besoins

Ayez un besoin exprimé et précis rédigé par le métier.

• Définissez la population cible,
• Préparez vos offres de formation,
• Réfléchissez quelles seront les modalités pédagogiques qui devront être supportées dans le LMS, et proposées à vos apprenants,
• Quels seront les processus d’inscription à prendre en compte.

Travaillez dans le sens d’un portail de formation unique pour répondre aux différentes attentes de formation e-learning, présentiel, évaluation, …

Ne vous focalisez pas sur la quantité de fonctionnalités disponibles mais plutôt sur l’usage que vous souhaiterez en faire.

Prenez garde aux cahiers des charges qui ne se concentrent pas suffisamment sur les usages et les enjeux.

• Identifiez en amont les exigences fonctionnelles, les attentes en terme de reporting, les processus, etc…,
• Mieux le LMS sera configuré et mieux il répondra aux attentes.

Maintenant que la phase de conception est terminée, il est l’heure de lancer et d’alimenter le projet. Ce dernier point sera détaillé dans une deuxième partie qui paraîtra dans les prochaines semaines.